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Assistenz der Geschäftsführung und Office Management in Teilzeit (m/w/d)
location_on Düsseldorf, Deutschland
work Teilzeit
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Assistenz der Geschäftsführung und Office Management in Teilzeit (m/w/d)
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work Teilzeit

Wir suchen im Rahmen einer Festanstellung in Teilzeit eine (studentische) Assistenz der Geschäftsführung und einen Office Manager (m/w/d) ab sofort.


Dein Herz schlägt für Organisation. Du liebst es, Prozesse zu optimieren und Entscheidungen vorzubereiten. Du bist in höchstem Maße vertrauenswürdig. Mit diesen Fähigkeiten unterstützt du die Geschäftsführung und möchtest tiefe Einblicke in Zahlen, Daten und Fakten sowie Personalarbeit gewinnen. Du bist für E-Mailverkehr, Korrespondenz, Terminkoordination, Kunden- sowie Behördenkontakt und die Projektabrechnung zuständig.

Du bist flexibel und möchtest dein persönliches und berufliches Kontaktenetzwerk auf- und ausbauen. Du fühlst dich im MS-Office-Paket daheim und hast Spaß daran, Teamevents zu planen und umzusetzen sowie Meetings zu strukturieren. Du stehst stets in engem Austausch mit der Geschäftsführung und bist das Bindeglied zwischen der Geschäftsführung und der Organisation – Du bündelst Informationen, bereitest sie auf und hältst Themen sowie Aufgaben nach.

Dabei profitierst Du von flachen Hierarchien und den lockeren Umgang bei styleranking media.


Dein Aufgabengebiet
  • Klassische Büroorganisation inkl. Telefon- und Terminkoordination
  • Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen Themen: Zuarbeit bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie deren konsequente Nachverfolgung
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Versammlungen inhaltlich sowie organisatorisch
  • Koordination von Geschäftsreisen
  • Entwicklung und Verbesserung interner Prozesse
  • Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Statistiken
  • Mitwirkung und Gestaltung von Sonderprojekten inkl. Hilfe bei der Projekt­koordination
  • Personaladministrative Tätigkeiten: Unterstützung des Personalwesens in allen Personalprozessen von der Personalbeschaffung (Ausschreibungen) über die Personalplanung (Einsatzpläne) und Personal­verwaltung (Vertragswesen)
  • Vorbereitung der Finanzbuchhaltung und Rechnungsprüfung
  • Erstellung und Analyse von Projektauswertungen
  • Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im anspruchsvollen Tagesgeschäft
  • Professionelle Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Fachbereichen
  • Als Teamplayer sorgst du in der gesamten Organisation für einen reibungslosen Wissensaustausch


Dein Profil
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Extrem gute Rechtschreibungs-Skills
  • Hohe Sozialkompetenz. Wir arbeiten viel mit SaaS-Software – dazu mit PowerPoint, Word & Co, aber vor allem arbeiten wir mit Menschen – intern wie extern; Gleichzeitig kennst du dich mit Social-Media-Kanälen aus und kannst bei Influencern mitreden und verfolgst Trends bei Instagram, Youtube, Tik Tok & Co.
  • Macher-Mentalität: Ein hohes Maß an Selbständigkeit, Neugier, Begeisterungsfähigkeit und eine hohe Einsatzbereitschaft. 
  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit dem Schwerpunkt Büro-, Bank-, Hotel- oder Industriekaufmann/-frau
  • Alternativ Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einer Agentur
  • Alternativ erfolgreich absolviertes Grundstudium in BWL oder einem BWL-lastigen Studiengang
  • Hohe Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit
  • Souveränes, freundliches und professionelles Auftreten
  • Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägte Dienstleistungsmentalität
  • Sicherer Umgang mit dem MS Office-Paket sowie SaaS-Programmen (Google Drive, etc.)
  • Leidenschaft für unsere Produkte
Das bieten wir Dir
  • Ein wertebasiertes Unternehmen, mit einem Team, das etwas reißen will
  • Ein dynamisches und innovatives Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit, deine eigenen Ideen und Konzepte umzusetzen
  • Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
  • Du erarbeitest dir ein tiefes Know-how über alle verschiedenen Facetten der Unternehmenssteuerung 
  • Dich erwarten flache Hierarchien und schnelle Entscheidungswege
  • Kaffee und Wasser for free, Teilnahme an Events, Konferenzen, Conventions und Messen, kostenlose Massagen vor und nach Veranstaltungen durch einen mobilen Massagedienst und die Möglichkeit, dein Wissen und deine Fähigkeiten auszubauen
  • Marktgerechte Vergütung und die Chance, konsequent die nächsten Karriereschritte zu meistern